Консультация Беларусь
Консультация Россия
Блог

Справочники в 1С: предназначение и примеры использования

В этой статье познакомимся с объектом конфигурации «Справочник»: поговорим о предназначении справочников и рассмотрим примеры использования.

Программный продукт «1С:Предприятие» применяется для решения учетных задач и автоматизации бизнес-процессов предприятия. Большое количество предприятий занимается торговой деятельностью, которая заключается в покупке определенных товаров по цене X (цена закупки) и последующей продаже этих товаров по цене Y = X + a (цена продажи), где «a» — какая-то наценка на товар.

Но за счет чего предприятие может продавать товары по ценам, которые выше цен закупки? Это возможно благодаря тому, что товары закупаются в большом количестве (оптом), а продаются небольшими порциями (мелкий опт или розница).
image
Такая организация процесса приводит нас к следующему выводу: информация об одном и том же товаре потребуется как минимум дважды: в первый раз когда мы этот товара покупаем, а во второй раз — когда этот мы этот товар продаем. А поскольку основная цель любого бизнеса — это прибыль, то продавать нужно много раз, то есть информация об одном и том же товаре потребуется при каждой продаже. И поэтому было бы удобно в системе сохранить список всех товаров, чтобы пользователи не печатали на клавиатуре каждый раз при продаже название товара, а выбирали товар из какого-то списка. Причем заранее пользователь не знает какие товары будет закупать организация, поэтому должна быть возможность добавлять в этот список произвольное количество товаров в любой момент времени.

Для создания таких списков и используется объект конфигурации «Справочник». Например, в справочниках можно хранить список сотрудников, список поставщиков и покупателей, список банков и т.д.
image

Каждый элемент справочника характеризуется кодом и наименованием.
image

Система поддерживает режим автоматической нумерации элементов, при котором она самостоятельно может генерировать код для нового элемента справочника. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности кодов справочника, не разрешая создавать элементы с одинаковыми кодами:
image
Кроме кода и наименования, каждый элемент справочника, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот элемент. Например, для товара это может быть информация об артикуле, упаковке и т.п. Набор такой информации является одинаковым для всех элементов конкретного справочника, и для ее хранения служат реквизиты справочника:
image

Кроме этого, каждый элемент справочника может содержать некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных элементов справочника. Например, для каждого сотрудника в справочнике «Сотрудники» это может быть информация о составе семьи, образовании. Для хранения подобных данных служат табличные части справочника:
image
Если справочник предполагает хранение большого количества элементов (например, в справочнике «Номенклатура» могут храниться сотни тысяч и миллионы товаров), то возникает необходимость организовать удобную структуру справочника для более удобного поиска нужных элементов.

Для этого существует возможность включить для справочника иерархию:
image

Иерархия позволяет работать с элементами справочника подобно тому, как происходит работа с файлами в проводнике. В операционной системе файлы различных программ хранятся в разных папках:
image

Если бы все файлы хранились в общей «куче», ориентироваться в огромном количестве файлов было бы крайне неудобно.

Если для справочника включена иерархия, то появляется возможность создавать элементы двух видов: «Группа» (аналог папки в проводнике) и «Элемент» (аналог файла в проводнике).

Например, в справочнике «Номенклатура» могут быть созданы группы: «Детские игрушки», «Для дома», «Спортивный инвентарь» и т.д., в которых располагаются элементы, относящиеся к этим группам. Кроме того группы справочника могут включать в себя и другие группы, создавая тем самым многоуровневую иерархическую структуру:
image

В справочниках возможен и другой вид иерархии, при котором элементы справочника будут относиться не к группам, а к другим элементам этого же справочника. Такой вид иерархии может использоваться, например, при создании справочника Задачи, где одна задача может включать в себя несколько других задач.
image

Разные справочники могут находиться в состоянии подчинения, т.е. элементы одного справочника могут быть подчинены элементам или группам другого справочника. Например, справочник «Договоры» может быть подчинен справочнику «Контрагенты». Тогда при оформлении документов для некоторого контрагента можно будет выбрать договор не среди всех имеющихся в программе договоров, а среди договоров только выбранного в документе контрагента:
image

Справочники допускают также создание предопределенных элементов, которые существуют в справочнике всегда, вне зависимости от действий пользователя. Такие элементы справочника создаются разработчиком при разработке прикладного решения и не могут быть удалены или перемещены пользователем.

Например, в справочнике контрагенты уже на этапе создания справочника можно определить некоторые группы для удобства работы пользователей: «Покупатели», «Поставщики», «Прочее», а также создать элемент справочника «РозничныйПокупатель», который будет использоваться при продаже товаров в розницу:
image

Как справочники хранятся в базе данных



В простейшем случае справочник представляет собой в базе данных таблицу, с заранее определенными колонками «Код» и «Наименование». Каждый элемент справочника — это строка из этой таблицы. Для того, чтобы для строк в таблице хранить какие-то дополнительные сведения (например, для контрагентов хранить «УНП» и «Дату регистрации») , нужно добавить в таблицу новые колонки. Чтобы добавить новые колонки в таблицу используются как раз Реквизиты:
image



Иерархический справочник также представлен в базе в виде таблицы, где кроме колонок «Код» и «Наименование» есть ещё 2 колонки: «ЭтоГруппа» (да/нет — признак, указывающий на то, групповой это элемент или нет) и «Родитель» (вышестоящий элемент справочника по иерархии):
image

Таким образом, в данной статье мы познакомились с объектом конфигурации «Справочники», рассмотрели примеры использования и работы с ними, а также разобрали как справочники хранятся в базе данных.
Песочница
Made on
Tilda